Οι διάφορες κατηγορίες δαπανών που είναι επιλέξιμες για ταξίδια στο εσωτερικό συνοψίζονται στις ακόλουθες παραγράφους/υποενότητες. Για όλες τις δαπάνες πρέπει να προσκομίζονται οι σχετικές αποδείξεις.

Έξοδα ταξιδίου

Η κατηγορία αυτή αναφέρεται στις δαπάνες για τους διάφορους τύπους ταξιδιωτικών μέσων που χρησιμοποιούνται για το ταξίδι αναχώρησης και επιστροφής. Ισχύουν οι ακόλουθοι κανόνες:

• Λεωφορείο/Τρένο/Πλοίο: Όταν ταξιδεύετε με λεωφορείο, τρένο ή πλοίο, οι δαπάνες για ταξίδια στην κανονική/οικονομική θέση θεωρούνται επιλέξιμες.
• Αεροπλάνο: Επιτρέπεται μόνο το εισιτήριο οικονομικής θέσης. Εάν το εισιτήριο δεν περιλαμβάνει αποσκευές, είναι επίσης επιλέξιμο το κόστος μιας (1) αποσκευής ανά πτήση. Το κόστος δεύτερης αποσκευής ή το κόστος για βάρος που υπερβαίνει το προβλεπόμενο όριο δεν είναι επιλέξιμα. Οποιαδήποτε άλλη επιβάρυνση στο εισιτήριο εξετάζεται κατά περίπτωση από τον Οικονομικό Υπεύθυνο (ΣΛ) του ΚΕΠΠ. Επιπλέον, η κράτηση εισιτηρίου πρέπει να υποβληθεί στον ΣΛ του ΚΕΠΠ.
• Εισιτήρια αστικών συγκοινωνιών: Τα εισιτήρια αστικών συγκοινωνιών (αστικό λεωφορείο, μετρό κ.λπ.) γίνονται δεκτά ως βασικό εισιτήριο ταξιδιού μόνο εάν θεωρούνται απαραίτητα για την άφιξη στον τελικό προορισμό.
• Taξί: Η χρήση των ταξί ως βασικό μέσο μεταφοράς δικαιολογείται μόνο σε περιπτώσεις όπου αποδεδειγμένα δεν υπάρχουν άλλα μέσα μαζικής μεταφοράς, ή όπου προβλέπεται ταξίδι σε διαδοχικούς προορισμούς, ή όπου είναι απαραίτητο να μεταφερθούν υλικά που δεν μπορούν να μεταφερθούν με άλλα μέσα μαζικής μεταφοράς λόγω του όγκου, του βάρους ή της ευαισθησίας/επικινδυνότητάς τους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η χρήση ταξί δικαιολογείται μόνο για ταξίδια από και προς αεροδρόμια ή λιμάνια. Στην περίπτωση ομαδικών ταξιδιών από και προς αεροδρόμια ή λιμάνια, η χρήση ταξί επιτρέπεται εφόσον το άθροισμα της τιμής των εισιτηρίων των δημόσιων συγκοινωνιών είναι μεγαλύτερο ή ίσο με την τιμή χρήσης ταξί.
• Επίδομα αυτοκινήτου / χιλιομέτρων: Το όριο της χιλιομετρικής αποζημίωσης, για τα ταξίδια εντός της χώρας, ορίζεται σε 0,30 ευρώ/χιλιόμετρο. Το όριο χιλιομετρικής αποζημίωσης αντιστοιχεί στη συντομότερη χιλιομετρική διαδρομή, όπως καθορίζεται από το επίσημο διαδραστικό εργαλείο υπολογισμού αποστάσεων του Υπουργείου Μεταφορών (https://kmd.ggde.gr ).

Επισημαίνεται ότι, σε περίπτωση που η μετακίνηση μπορεί να πραγματοποιηθεί με αεροπλάνο (δηλαδή αν υπάρχει απευθείας αεροπορική σύνδεση με τον τόπο προορισμού του ταξιδιού και απευθείας επιστροφή από τον τόπο προορισμού), το συνολικό ποσό της χιλιομετρικής αποζημίωσης, των διοδίων και κάθε άλλου μεταφορικού μέσου που χρησιμοποιείται για την ολοκλήρωση του ταξιδιού, δεν πρέπει να υπερβαίνει την τιμή του αντίστοιχου αεροπορικού εισιτηρίου, εκτός αν πρόκειται για ομαδικό ταξίδι ή αν μεταφέρεται εξοπλισμός με το όχημα. Σε περίπτωση που επιλέγεται η μετακίνηση με αυτοκίνητο ενώ υπάρχει απευθείας αεροπορική σύνδεση όπως αναφέρεται παραπάνω, ο ταξιδιώτης, κατά το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ της έγκρισης και της πραγματοποίησης του ταξιδιού, θα πρέπει να αναζητήσει τα κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία για την ύπαρξη ή μη απευθείας σύνδεσης καθώς και για την τιμή του αντίστοιχου αεροπορικού εισιτηρίου (μέσω της ιστοσελίδας της αεροπορικής εταιρείας ή της μηχανής αναζήτησης αεροπορικών εισιτηρίων) και να τα προσκομίσει στον ΣΛ του ΚΕΠΠ κατά την αίτηση επιστροφής μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά.

Για τα ταξίδια στο εξωτερικό, θα χρησιμοποιείται το ηλεκτρονικό εργαλείο υπολογισμού χιλιομέτρων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm ), εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από τον Φορέα Χρηματοδότησης. Η κάλυψη των εξόδων ταξιδιού (όχι των εξόδων διαμονής & διαβίωσης) θα βασίζεται στον παρακάτω πίνακα, όπου η διανυθείσα απόσταση σημαίνει την απόσταση μεταξύ του τόπου προέλευσης και του τόπου προορισμού και το ποσό αντιστοιχεί στη χρηματοδοτική συνεισφορά για την κάλυψη των εξόδων ταξιδιού από και προς τον τόπο προορισμού.

Επισημαίνεται ότι για την επιστροφή χρημάτων, ο ταξιδιώτης, μαζί με τα απαιτούμενα, κατά περίπτωση, δικαιολογητικά, θα πρέπει να προσκομίσει στον ΕΥ του ΚΕΠΠ τα κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία (π.χ. διόδια, ακτοπλοϊκά εισιτήρια) σχετικά με την πιθανή μετακίνηση με αυτοκίνητο.

Έξοδα διαμονής

Το μέγιστο ποσό επιστροφής για ταξίδια εσωτερικού, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και εξαιρουμένου του φόρου διαμονής, ανέρχεται σε 90,00 ευρώ ανά διανυκτέρευση (εκτός εάν ο φορέας χρηματοδότησης ορίζει διαφορετικά ποσά), ανεξάρτητα από το εάν το πρωινό περιλαμβάνεται στο κόστος διανυκτέρευσης.

Η αποζημίωση για τα διεθνή ταξίδια δεν έχει όριο μέχρι τη διαμονή σε ξενοδοχείο τεσσάρων (4) αστέρων. Υψηλότερη κατηγορία καταλύματος γίνεται δεκτή υπό την προϋπόθεση ότι το κόστος είναι ίσο με την κατηγορία τεσσάρων (4) αστέρων.

Η διαμονή δικαιολογείται μόνο για τις ημέρες κατά τις οποίες πραγματοποιείται ο λόγος του ταξιδιού (π.χ. συνέδριο, συνάντηση κ.λπ.) και για μία (1) ημέρα πριν. Συνεπώς, η άφιξη στο κατάλυμα διανυκτέρευσης πραγματοποιείται το νωρίτερο μία ημέρα πριν από την αιτία του ταξιδιού και η αναχώρηση το αργότερο μία ημέρα μετά. Για την πληρωμή των διανυκτερεύσεων απαιτείται απόδειξη παροχής υπηρεσιών, η οποία θα πρέπει να εκδίδεται στο όνομα του ταξιδιώτη και να αναφέρεται σε διαμονή ενός ατόμου.

Κόστος εγγραφής

Εάν ο σκοπός του ταξιδιού είναι η συμμετοχή σε επιστημονικό συνέδριο/εκδήλωση, επιστρέφονται τα έξοδα εγγραφής στο συνέδριο. Τα έξοδα αυτά αφορούν μόνο τη συμμετοχή στο συνέδριο. Τα έξοδα για συνδρομές μελών, εκδρομές, γεύματα, κοινωνικές δεξιώσεις κ.λπ. δεν είναι επιλέξιμα.

Για την επιστροφή των εξόδων εγγραφής είναι απαραίτητη η προσκόμιση εγγράφου από την οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου ή ενός ηλεκτρονικού μηνύματος πληρωμής/επιβεβαίωσης πληρωμής από τον οργανισμό (επιβεβαίωση πληρωμής) στο οποίο αναγράφονται το κόστος εγγραφής, το συνέδριο και το όνομα του συμμετέχοντα. Εκτός από αυτό το έγγραφο, θα πρέπει να υποβληθούν στο ΣΛ του ΚΕΠΠ τα ακόλουθα: (i) επιστολή αποδοχής (στην περίπτωση επιστημονικής εργασίας/αφίσας), ή επιστολή πρόσκλησης για κεντρική ομιλία/προεδρία κύριας συνεδρίας, (ii) πιστοποιητικό/απόδειξη παρακολούθησης, και (iii) πρόγραμμα του συνεδρίου (με αναφορά στην αντίστοιχη παρουσίαση εισήγησης.

Ημερήσια αποζημίωση / έξοδα διαβίωσης

Η ημερήσια αποζημίωση είναι επιλέξιμη για το προσωπικό/μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου και ορίζεται στο ποσό των εξήντα ευρώ (60,00 €) για ταξίδια στο εσωτερικό και εκατόν πέντε ευρώ (105,00 €) για ταξίδια στο εξωτερικό. Εφαρμόζεται για όλες τις ημέρες του ταξιδιού, συμπεριλαμβανομένης της ημέρας αναχώρησης και επιστροφής. Σε περίπτωση που το ταξίδι πραγματοποιείται σε ημέρες διαφορετικές από την προηγούμενη και την επόμενη ημέρα του σκοπού του ταξιδιού, η ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται για τις ημέρες του σκοπού του ταξιδιού, την ημέρα αναχώρησης και την ημέρα επιστροφής.

Για όσους δεν λαμβάνουν ημερήσια αποζημίωση, τα έξοδα διαβίωσης είναι επιλέξιμα.

Ως έξοδα διαβίωσης θεωρούνται τα έξοδα διατροφής/γεύματος, τα εισιτήρια των δημόσιων συγκοινωνιών ή των ταξί (σε περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η χρήση των δημόσιων συγκοινωνιών ή αν είναι πιο αποδοτικά από άποψη κόστους ή ίσης αξίας με τις δημόσιες συγκοινωνίες. Σημειώνεται ότι τα εισιτήρια των δημόσιων συγκοινωνιών από και προς το αεροδρόμιο/λιμάνι περιλαμβάνονται στα έξοδα ταξιδιού, ενώ τα εισιτήρια των δημόσιων συγκοινωνιών από και προς τον τόπο συνάντησης αποτελούν μέρος των εξόδων διαβίωσης. Τα έξοδα εστίασης σε εστιατόρια και καφετέριες γίνονται δεκτά μόνο εφόσον αφορούν ένα (1) άτομο, τον ταξιδιώτη. Γίνονται δεκτές μόνο οι αποδείξεις και όχι οι εντολές αγοράς. Σε περίπτωση που ο αριθμός των ατόμων που αναγράφεται στην απόδειξη του εστιατορίου ή της καφετέριας είναι μεγαλύτερος του ενός (1), επιλέξιμες θεωρούνται οι δαπάνες που προκύπτουν για ένα (1) άτομο (με βάση το αποτέλεσμα της διαίρεσης του συνολικού ποσού της απόδειξης με τα αναγραφόμενα άτομα). Ο/Η ΔΕ του ΚΕΠΠ PRC διενεργεί ελέγχους σχετικά με τις αιτούμενες δαπάνες και μπορεί να ζητήσει διευκρινίσεις, δικαιολογητικά και πρόσθετες πληροφορίες. Δεν είναι επιλέξιμες οι δαπάνες για την αγορά προσωπικών ειδών κάθε είδους και προσωπικής ψυχαγωγίας (π.χ. αποδείξεις για είδη ένδυσης, υπόδησης, εισιτήρια θεάτρου και κινηματογράφου, εισιτήρια εισόδου σε μουσεία κ.λπ. Για την πληρωμή των δαπανών διαβίωσης είναι απαραίτητη η προσκόμιση των πρωτότυπων αποδείξεων ομαδοποιημένων ανά ημέρα, στις οποίες υπολογίζεται αναλυτικά το ποσό των δαπανών διαβίωσης για κάθε ημέρα ταξιδιού, με ημερήσιο όριο 60,00 € για ταξίδια εσωτερικού και 105,00 € για ταξίδια εξωτερικού. Τα υποβαλλόμενα παραστατικά πρέπει να είναι ευανάγνωστα, σαφή και χωρίς αλλοιώσεις, σβησίματα ή παραποιημένα στοιχεία.

Δικαιολογητικά για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου

Τα έξοδα που σημειώνονται σε ξένες αποδείξεις (π.χ. αποδείξεις ξενοδοχείων) που εκδίδονται σε νόμισμα διαφορετικό από το ευρώ, θα επιστρέφονται σύμφωνα με τη συναλλαγματική ισοτιμία της ημερομηνίας έκδοσης της απόδειξης, όπως αυτή προκύπτει από την Τράπεζα της Ελλάδος ή από το εργαλείο συναλλαγματικών ισοτιμιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης – InforEuro (https://ec.europa.eu/budget/graphs/inforeuro.html ). Εάν η αγορά έχει πραγματοποιηθεί με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, θα πρέπει να προσκομιστεί αντίγραφο του λογαριασμού της πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας. Το ποσό που αναγράφεται στο λογαριασμό θα επιστραφεί ανεξάρτητα από την ημερομηνία έκδοσης των αποδείξεων. Σημειώνεται ότι τα έξοδα μετατροπής συναλλάγματος δεν είναι επιλέξιμες δαπάνες.

Τα έξοδα ταξιδιού επιστρέφονται μετά από ελέγχους επιλεξιμότητας που διενεργούνται από  τον/την ΔΕ του ΚΕΠΠ σύμφωνα με το έντυπο δαπανών που έχει υποβάλει ο ταξιδιώτης (παράρτημα Α) και τα ακόλουθα έγγραφα

i. Εντολή πληρωμής (Παράρτημα Β), η οποία υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. του έργου/δράσης. Το ένταλμα πληρωμής υπογράφεται από τον Ε.Υ., επιβεβαιώνοντας την αναγκαιότητα του ταξιδιού για το συγκεκριμένο μέλος του προσωπικού (π.χ. μέλος του προσωπικού στο οποίο έχει ανατεθεί συγκεκριμένο καθήκον στο έργο/δράση που συνδέεται με το ταξίδι, εστίαση της συνάντησης και εμπειρογνωμοσύνη του μέλους του προσωπικού, κ.λπ.)

ii. Απόδειξη του σκοπού του ταξιδιού και της συμμετοχής: Επιστολή πρόσκλησης (για ατομικό ταξίδι – συμμετοχή σε εκδήλωση) ή πρόσκληση συνάντησης προς την κοινοπραξία/ομάδα ατόμων (σε περίπτωση συνεργατικών έργων). Επιπλέον, θα πρέπει να προσκομιστεί η ημερήσια διάταξη της συνάντησης, η οποία θα περιλαμβάνει πληροφορίες που δικαιολογούν το ταξίδι. Στην περίπτωση επιστημονικού συνεδρίου / εκδήλωσης, τα σχετικά απαιτούμενα δικαιολογητικά προσδιορίζονται στο κεφάλαιο «Παράβολο εγγραφής» ανωτέρω.

iii. Απόδειξη των εξόδων ταξιδιού:

• Για μεταφορά με λεωφορείο/τρένο/πλοίο/αστικές συγκοινωνίες: εισιτήρια και αποδείξεις ή ισοδύναμα έγγραφα.
• Για μετακινήσεις με αεροπλάνο: εισιτήρια, τιμολόγια, έγγραφα κράτησης και τις αντίστοιχες κάρτες επιβίβασης.

iv. Απόδειξη διαμονής: Απόδειξη ξενοδοχείου, η οποία θα πρέπει να εκδίδεται με τα στοιχεία του ταξιδιώτη (δηλαδή όνομα, επώνυμο και ΑΦΜ).

v. Σε περίπτωση χιλιομετρικής αποζημίωσης, πρέπει να προσκομίζονται τα εξής: α) αποδείξεις για την πληρωμή διοδίων, β) εκτύπωση των αποστάσεων από τον υπολογιστή χιλιομετρικών αποστάσεων του διαδικτυακού υπολογιστή χιλιομετρικών αποστάσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm), ή το επίσημο διαδραστικό εργαλείο υπολογισμού χιλιομέτρων του Υπουργείου Μεταφορών (https://kmd.ggde.gr/) για ταξίδια στο εσωτερικό της χώρας, και γ) δήλωση με πληροφορίες σχετικά με το αυτοκίνητο που χρησιμοποιήθηκε (π.χ. αριθμός κυκλοφορίας).

vi. Πρόσθετες πληροφορίες που απαιτούνται από τον φορέα χρηματοδότησης ή που κρίνονται απαραίτητες από τον/την ΔΕ του ΚΕΠΠ κατά την επιστροφή της εντολής/του εντύπου δαπάνης.