Διαδικασία καταγραφής και έγκρισης φύλλων εργασίας [Timesheets]
Το παρόν έγγραφο συνοψίζει τη Διαδικασία Καταγραφής και Έγκρισης των φύλλων εργασίας, περιγράφοντας τις βασικές έννοιες και ενέργειες για την ορθή καταγραφή και παρακολούθηση των ωρών εργασίας σε έργα (κυρίως συγχρηματοδοτούμενα έργα). Ο γενικός στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι υπάρχει μια συνεκτική διαδικασία για την αποτελεσματική παρακολούθηση και διαχείριση του έργου, καθώς και να διασφαλιστεί ότι η συμμετοχή των προσώπων στο έργο (π.χ. ερευνητές) είναι πραγματική χωρίς επικαλύψεις ή συγκρούσεις με άλλα έργα και δραστηριότητες. Επιπλέον, η διαδικασία συμβάλλει στη διασφάλιση ότι η λογιστική των δαπανών ακολουθεί τις προδιαγραφές και τις απαιτήσεις των αντίστοιχων προγραμμάτων.
Η παρούσα διαδικασία ισχύει για όλους τους εργαζόμενους του Κέντρου Ερευνών του Πανεπιστημίου Πειραιώς, τόσο για τους συμβασιούχους εξωτερικούς ερευνητές / προσωπικό (δηλαδή τους αυτοαπασχολούμενους) όσο και για το συμβασιούχο προσωπικό του Πανεπιστημίου (π.χ. Καθηγητές).
Abbreviation |
Description |
ΣΛ |
Στέλεχος Λογιστηρίου |
GT |
Global Timesheet |
ΕΕΑ |
Επικεφαλής Ε&Α – Αντιπρύτανης Έρευνας |
ΜΦ |
Μηνιαίο Φύλλο Εργασίας/Χρονοχρέωσης |
ΔΕ |
Διαχειριστής/ρια έργου |
Ε.Υ. |
Επιστημονικός Υπεύθυνος ανά έργο (συνήθως Καθηγητής Πανεπιστημίου που ενεργεί ως Υπεύθυνος για το έργο) |
ΚΕΠΠ |
Κέντρο Ερευνών του Πανεπιστημίου Πειραιώς |
Η τακτική και ορθή καταγραφή των ωρών εργασίας είναι υποχρεωτική για τους υπαλλήλους του ΚΕΠΠ που συμμετέχουν σε συγχρηματοδοτούμενα έργα. Οι εργαζόμενοι αυτοί ως καταχωρητές πρέπει να καταγράφουν σε μηνιαία βάση όλες τις ώρες εργασίας τους ανά έργο, να περιλαμβάνουν επαρκείς πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή τους (π.χ. όσον αφορά συγκεκριμένα καθήκοντα, συνεισφορές σε παραδοτέα, συμμετοχή σε συνεδριάσεις κ.λπ.) και να διασφαλίζουν την ακρίβεια και την πληρότητα των πληροφοριών που υποβάλλουν. Οι ώρες εργασίας θα καταγράφονται με βάση το υπόδειγμα Μηνιαίου Φύλλου Εργασίας (ΜΦ), το οποίο οι εγγεγραμμένοι, αφού συμπληρώσουν, θα εκτυπώνουν και θα υπογράφουν.
Η συνολική διαδικασία είναι η εξής:
- Ο υπάλληλος/καταχωρητής συμπληρώνει το MΦ σε καθημερινή βάση και κοινοποιεί τις πληροφορίες στον Επιστημονικό Υπεύθυνο (Ε.Υ.) για κάθε έργο στο οποίο συμμετέχει. Ο/Η Ε.Υ. θα πρέπει να επιθεωρεί τακτικά και ουσιαστικά τις ώρες εργασίας και να τις εγκρίνει εγκαίρως. Με βάση τη διαδικασία που χρησιμοποιείται από κάθε Ε.Υ. (π.χ. καθημερινές συνεδριάσεις, συγχρονισμός μέσω διαδικτυακών εργαλείων όπως το Skype, 1-1 κλήσεις κ.λπ.) οι ώρες αυτές και οι περιγραφόμενες δραστηριότητες επικυρώνονται.
- Στο τέλος κάθε μήνα, ο/η υπάλληλος/καταχωριστής εκτυπώνει και υπογράφει το ΜΦ και το υποβάλλει στον/ην Ε.Υ. Ο/Η Ε.Υ. υπογράφει το MΦ.
- Εάν συμμετέχει σε περισσότερα από ένα έργα, στο τέλος του κάθε μήνα, ο/η υπάλληλος/καταχωριστής(ρια) τυπώνει και υπογράφει επίσης το έντυπο Καθολικής Μηνιαίας Χρονοχρέωσης (GT) που περιλαμβάνει πληροφορίες με βάση τα αντίστοιχα ΜΦ.
- Ο/Η υπάλληλος/καταχωριστής(ρια) υποβάλλει το/τα ΜΦ και το έντυπο Καθολικής Μηνιαίας Χρονοχρέωσης (GT) στον Υπεύθυνο Έργου (ΔΕ) του ΚΕΠΠ, που είναι το πρόσωπο που έχει αναλάβει την παρακολούθηση του/των συγκεκριμένου/ων έργου/ων.
- Ο/Η ΔΕ χρησιμοποιεί το σύστημα ERP του ΚΕΠΠ προκειμένου να αξιολογήσει: i) εάν οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο ΜΦ βασίζονται στην υπογεγραμμένη σύμβαση, και (ii) εάν η συμμετοχή που τεκμηριώνεται στο έντυπο Καθολικής Μηνιαίας Χρονοχρέωσης (GT) αντικατοπτρίζει το/τα ΜΤ. Tα MΦ αποθηκεύονται από τον/την ΔΕ στον ειδικό φάκελο για το έργο που βρίσκεται στις εγκαταστάσεις του ΚΕΠΠ.
- Μετά την αξιολόγηση του/της ΔΕ, τα έντυπα Καθολικής Μηνιαίας Χρονοχρέωσης GTs του προσωπικού του Πανεπιστημίου τοποθετούνται από τον/την ΔΕ σε προσωρινή θέση, ώστε να υπογραφούν από τον Επικεφαλής Ε&Α (ΕΕΑ) of UPRC. Ο ΕΕΑ υπογράφει τα έντυπα Καθολικής Μηνιαίας Χρονοχρέωσης (GTs) και τα επιστρέφει στην προσωρινή προκειμένου να αποθηκευτούν στον ειδικό φάκελο του έργου. Τα GTs των συμβεβλημένων εξωτερικών ερευνητών/προσωπικού υπογράφονται αποκλειστικά από τους ίδιους.
- Ο/Η ΔΕ λαμβάνει το τιμολόγιο από τον υπάλληλο και το ένταλμα πληρωμής υπογεγραμμένο από τον Ε.Υ., ελέγχει την εγκυρότητά τους όσον αφορά την περιγραφή του τιμολογίου. Οι έλεγχοι αυτοί περιλαμβάνουν την αναφορά στο έργο, το μοναδικό αναγνωριστικό του έργου (δηλαδή την αρίθμηση του ΚΕΠΠ), την αναφορά στα πακέτα εργασίας με βάση τα υπογεγραμμένα ΜΦ και τις αντίστοιχες ώρες εργασίας.
- Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση των ελέγχων, ο/η ΔΕ διαβιβάζει το ένταλμα πληρωμής στο Στέλεχος Λογιστηρίου (ΣΛ). Το ΣΛ διενεργεί ελέγχους όσον αφορά τα λογιστικά υπόλοιπα και τα υπόλοιπα των έργων και καταγράφει στο σύστημα ERP του ΚΕΠΠ τις αντίστοιχες πληροφορίες για τη μεταφορά κεφαλαίων που πρέπει να γίνουν.
Η κύρια κατηγορία έργων που καταγράφονται ανά δραστηριότητα είναι Συγχρηματοδοτούμενα ερευνητικά έργα τα οποία είναι έργα χρηματοδοτούμενα από την Ε.Ε ή άλλη εθνική ή ευρωπαϊκή αρχή χρηματοδότησης. Κάθε ερευνητικό συγχρηματοδοτούμενο έργο καταγράφεται χωριστά, όπως οι δραστηριότητες ανά έργο. Οι δραστηριότητες αφορούν τα πακέτα εργασίας που ο εργαζόμενος καταγράφει ξεχωριστά για τις ώρες εργασίας του, καθώς και την περιγραφή των δραστηριοτήτων ανά μήνα που συμμετείχε.
Οι ώρες εργασίας καταγράφονται επίσης για τις Πανεπιστημιακές δραστηριότητες (δηλ. συμβατικές δραστηριότητες / ώρες διδασκαλίας) που σχετίζονται με τη διδασκαλία, την επίβλεψη φοιτητών, την έρευνα κ.λπ. Αυτές θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν για τους αντίστοιχους υπαλλήλους (π.χ. καθηγητές) στα GTs τους.
Το σύνολο των ωρών του/των GT θα πρέπει να είναι ίσο με το σύνολο των ωρών εργασίας του μήνα.
Σημείωση: Για τα έργα/δράσεις για τα οποία ισχύουν διαφορετικοί κανονισμοί (π.χ. με βάση το μοναδιαίο κόστος), μπορεί να μην εφαρμόζεται η ειδική διαδικασία καταγραφής του χρόνου μέσω φύλλων εργασίας (όπως περιγράφεται στο τμήμα 3 του παρόντος εγγράφου). Σε αυτή την περίπτωση και με βάση τους κανονισμούς της αντίστοιχης αρχής χρηματοδότησης, ο/η SC του έργου/δράσης θα πρέπει να προσκομίσει τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία για την εκτελεσθείσα εργασία (π.χ. επιστολές παρουσίας, δηλώσεις για την εργασία που εκτελέστηκε για τις συγκεκριμένες μονάδες κ.λπ.)
Στην περίπτωση αυτή και με βάση τους κανονισμούς της αντίστοιχης αρχής χρηματοδότησης, ο/η SC του έργου/δράσης θα πρέπει να προσκομίσει τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία για τις εκτελεσθείσες εργασίες (π.χ. παρουσιολόγια, δηλώσεις για τις εργασίες που πραγματοποιήθηκαν για τις συγκεκριμένες μονάδες κ.λπ.)
