e–Sign
Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Υπογραφής Συμβάσεων
του Κέντρου Ερευνών Πανεπιστημίου Πειραιώς
https://e–sign.kep.unipi.gr
Η νέα υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής συμβάσεων του Κέντρου Ερευνών του Πανεπιστημίου Πειραιώς έχει σχεδιαστεί με σκοπό να εκσυγχρονίσει και να απλοποιήσει τη διαδικασία υπογραφής συμβάσεων που αφορούν ερευνητικά έργα, προγράμματα πρακτικής άσκησης και λοιπές συνεργασίες του Πανεπιστημίου με εξωτερικούς φορείς.
Πρόκειται για μια ασφαλή, διαφανή και πλήρως ηλεκτρονική διαδικασία που επιτρέπει στα συμβαλλόμενα μέρη να ολοκληρώνουν τη διαδικασία υπογραφής χωρίς φυσική παρουσία και χωρίς ανταλλαγή έντυπων εγγράφων, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και πόρους, ενώ παράλληλα διασφαλίζει την ακεραιότητα και το κύρος των εγγράφων μέσω της χρήσης πιστοποιημένων ψηφιακών υπογραφών.
Πρόσβαση στην Υπηρεσία
Η πρόσβαση στο σύστημα πραγματοποιείται μέσω της πύλης https://e-sign.kep.unipi.gr με χρήση των προσωπικών διαπιστευτηρίων που έχουν ήδη χορηγηθεί στα μέλη ΔΕΠ, ερευνητές και συνεργάτες του Πανεπιστημίου για την πρόσβαση τους στο web–resCom.
Η εφαρμογή είναι φιλική προς τον χρήστη και έχει αναπτυχθεί σύμφωνα με τα πρότυπα ασφαλείας και τις πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων του Κέντρου Ερευνών του Πανεπιστημίου Πειραιώς.
Συμβαλλόμενα Μέρη
Ανάλογα με το είδος της σύμβασης, στη διαδικασία υπογραφής εμπλέκονται τα εξής μέρη:
- Ο Συμβαλλόμενος (π.χ. φοιτητής, εξωτερικός συνεργάτης ή ερευνητής),
- Ο Επιστημονικά Υπεύθυνος του έργου,
- Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών του Κ.Ε.Π.Π.
Σε περιπτώσεις συμβάσεων πρακτικής άσκησης, συμμετέχει επιπλέον και εκπρόσωπος του φορέα υποδοχής, ο οποίος υπογράφει ηλεκτρονικά για λογαριασμό του συνεργαζόμενου οργανισμού.
Διαδικασία Ηλεκτρονικής Υπογραφής
Η διαδικασία ολοκληρώνεται σε τρία βασικά βήματα, με αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις μέσω e–mail σε κάθε βήμα:
Βήμα 1 – Υπογραφή από τον Συμβαλλόμενο
Ο συμβαλλόμενος ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος ότι έχει αναρτηθεί προς υπογραφή η σύμβασή του.
Μέσα από την εφαρμογή (ή ακολουθώντας το σχετικό link του email) ο συμβαλλόμενος έχει τη δυνατότητα να κατεβάσει το σχετικό pdf έγγραφο [1], να το υπογράψει ψηφιακά μέσω της πλατφόρμας gov.gr (https://www.gov.gr/ipiresies/polites–kai–kathemerinoteta/psephiaka–eggrapha–gov–gr/psephiake–bebaiose–eggraphou), να το αναρτήσει [2] και να το υποβάλει στο σύστημα [3].
Βήμα 2 – Έλεγχος και Υπογραφή από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο
Μετά την ολοκλήρωση του πρώτου σταδίου, αποστέλλεται αυτόματα ειδοποίηση με email στον επιστημονικά υπεύθυνο του έργου.
Ο υπεύθυνος ελέγχει το περιεχόμενο της σύμβασης κατεβάζει το σχετικό pdf έγγραφο [1], το υπογράφει ψηφιακά με την προσωπική του υπογραφή HARICA, εξασφαλίζοντας τη νομιμότητα και εγκυρότητα του εγγράφου, το αναρτά [2] και να το υποβάλει στο σύστημα [3].
Βήμα 3 – Οριστική Έγκριση και Υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών
Το τελικό στάδιο αφορά την υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, η οποία σηματοδοτεί την επίσημη ολοκλήρωση της διαδικασίας και την αρχειοθέτηση της σύμβασης.
Πλεονεκτήματα της Υπηρεσίας
Η νέα πλατφόρμα παρέχει:
- Απλούστευση και επιτάχυνση της διαδικασίας υπογραφής συμβάσεων.
- Μείωση διοικητικού φόρτου για τους επιστημονικά υπευθύνους και τις γραμματείες έργων.
- Αποφυγή έντυπης διακίνησης εγγράφων, με σημαντική εξοικονόμηση πόρων και χρόνου.
- Ασφάλεια και εγκυρότητα μέσω χρήσης πιστοποιημένων ψηφιακών υπογραφών (HARICA / gov.gr) τις οποίες αναγνωρίζει το σύστημα και αποκλείει τυχόν παράτυπα έγγραφα.
- Διαφάνεια και ιχνηλασιμότητα, καθώς κάθε βήμα καταγράφεται αυτόματα στο σύστημα.
- Άμεση πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα από κάθε συμβαλλόμενο μέρος, σε οποιαδήποτε στιγμή.
Η υλοποίηση της υπηρεσίας ηλεκτρονικής υπογραφής αποτελεί σημαντικό βήμα ψηφιακού μετασχηματισμού του Κέντρου Ερευνών του Πανεπιστημίου Πειραιώς.
Με τη συνεργασία των μελών ΔΕΠ, των φοιτητών, των ερευνητών και των διοικητικών στελεχών, το Κέντρο Ερευνών καθιερώνει μια σύγχρονη, ασφαλή και αποτελεσματική διαδικασία, που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της ψηφιακής εποχής και της διαφάνειας στη διαχείριση των ερευνητικών έργων.
